La conservation des informations écrites est actuellement de plus en plus prisée par les entreprises avec l’avancée des nouvelles technologies. Grâce à une opération de scannage de documents, ce procédé est rendu possible. Mais que signifie « scanner un document » ? Pourquoi scanner un document ? Quelles sont les différentes solutions de scannage de documents ? Vous trouverez les réponses dans cet article !
Plan de l'article
Que signifie « scanner un document » ?
Numériser ou scanner un document, c’est générer un document sous format papier dans fichier numérique (image ou PDF). Toutes les données exposées sur l’ancien fichier original (écrit) seront donc aperçues par son utilisateur en lisant le document scanné.
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Pourquoi scanner un document ?
En scannant vos documents, vous pouvez parfaitement garder vos données. Le scan de document permet en effet d’avoir les données numériques pouvant être conservées sur un support de stockage, comme un disque dur. De plus, sans la moindre complexité, toutes vos données vous seront accessibles grâce à ce scan. Vous pouvez même modifier du texte écrit en texte numérique grâce à la reconnaissance de caractères par un logiciel ORC.
Le scan de vos fichiers écrits favorise également la sécurisation de toutes les informations qui s’y trouvent. Ainsi, vous mettrez vos données sensibles à l’abri des regards indiscrets en effectuant cette opération.
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Le gain de temps est aussi un autre avantage du scan de document. D’après une étude, on parvient en fait à retrouver plus rapidement les fichiers scannés. Le scan de document favorise donc l’accroissement de votre productivité et l’accomplissement rapide de vos tâches.
De plus, scanner des documents permet à une entreprise de faire des économies. Cette opération permet en effet de diminuer les dépenses financières de celle-ci.
Les différentes solutions pour scanner un document
Il existe désormais plusieurs solutions pour scanner un document. Voici quelques-unes.
Les imprimantes multifonctions
Les imprimantes multifonctions sont des imprimantes alliant 3 à 4 fonctions. Ces fonctions favorisent la numérisation, la photocopie, le fax et l’imprimerie d’un document. Lors de l’achat de ce type d’imprimante, ces fonctionnalités sont à prendre en compte.
De plus, sur le marché, la majorité des imprimantes multifonctions sont vendues à un prix abordable. Par conséquent, vous pouvez bénéficier en même temps d’un gain d’argent et de temps.
Toutefois, veillez à ce que les imprimantes multifonctions soient toujours fonctionnelles puisque celles-ci sont des machines tout-en-un. Vous ne serez plus en effet capable de numériser vos documents en cas de problème.
Les scanners spécialisés
Sur le marché, on peut trouver différents types de scanner numérique : scanners compacts, scanners professionnels, scanners mobiles, scanners bureautiques. Pour scanner des documents, les meilleurs outils les plus employés sont les scanners spécialisés.
Les scanners spécialisés présentent en effet plusieurs avantages. Tout d’abord, vous pouvez avoir de très bons résultats en les choisissant. Disposant d’une fonctionnalité de scanner recto verso des documents, ceux-ci sont vraiment performants. Les marques les plus connues de scanners spécialisés sont : Epson, Canon, HP, Brother, … Si vous êtes par ailleurs à la recherche d’un scanner de document Brother, consultez le site Brother.fr !
De plus, à l’instar des imprimantes multifonctions, les scanners spécialisés vous permettront de réaliser d’importantes économies et de gagner du temps. Cependant, ces appareils affichent un prix plus élevé.
